Cocreatiefonds

Het Cocreatiefonds ondersteunt projecten die op een vernieuwende manier de Collectie van de Gentenaar gebruiken. 

De Collectie van de Gentenaar ontsluit de erfgoedcollecties van de Gentse musea en het archief in een online data- en beeldbank. Dit kadert in de algemene strategie van de stad Gent rond open data, waarbij de Stad hergebruik van gegevens en kennis stimuleert. 

Maak je op een technologische of creatieve manier gebruik van die Gentse erfgoeddata dan maak je kans op een financieel duwtje in de rug van 2.000 tot 20.000 euro. Je kon tot 13 maart 2022 je aanvraag  voor je project indienen. De deadline voor indiening is verstreken. De aanvragers worden begin juni op de hoogte gebracht van het resultaat.

Check hier het online platform om de collecties te raadplegen waarmee je aan de slag kunt gaan voor je project. Let wel, dit online platform blijft groeien. Wekelijks worden stukken collectie toegevoegd. Vind je niet meteen de collectie die je zoekt of het object waarmee je aan de slag wil gaan? Check dan even bij collectie@gent of dat nog op korte termijn zal gebeuren.

Het gaat om projecten die lopen vanaf 17 juni 2022 tot 2 april 2023.
Je kon kiezen tussen 2 subsidies: creatief of technologisch hergebruik. Beide zijn niet combineerbaar. 

Creatieve toepassingen

Creatief hergebruik stimuleert bewoners, verenigingen, organisaties, bedrijven en onderwijsinstellingen om aan de slag te gaan met het gedigitaliseerd erfgoed dat de Collectie van de Gentenaar ontsluit. Bedoeling is om creatieve afgeleiden te maken van erfgoed, bijvoorbeeld nieuwe creaties, verhalen, installaties, onderzoek, events of andere activiteiten. De mogelijkheden zijn oneindig: een theaterstuk, performance, interactieve installatie, publicatie, film, podcast, een vertelavond, een muziekstuk… of -wie weet- een combinatie. 

Technologische toepassingen

De subsidie voor technologisch hergebruik mikt op dezelfde doelgroepen maar stimuleert technologische toepassingen die de collecties interactiever maken. Dat wil zeggen: toepassingen die de collecties personaliseren, aantrekkelijker en toegankelijker maken voor de Gentenaars. Je kunt de Gentse collectie data ook linken aan data uit andere sectoren, bijvoorbeeld toerisme, mobiliteit of onderwijs. Dat kan gaan over het ontwikkelen van nieuwe apps, datavisualisaties, AI implementaties, interactieve installaties, tools die op een nieuwe manier verrijking of transformatie toelaten en tal van andere toepassingen. 

Bekijk hier het script dat IIIF manifesten en links naar beelden (IIIF API) ophaalt uit de Linked Data Event Stream en in een dataframe plaatst.

Wat is de bedoeling?

Het Cocreatiefonds van de Collectie heeft twee ambities:

• Zorgen dat meer mensen en organisaties de Gentse erfgoedcollectie gebruiken (ontsluiting).

• Erfgoed gebruiken om bewoners met elkaar te verbinden (sociale cohesie).

Een subsidie aanvragen

Een jury beoordeelt de aanvragen. Wil je weten welke projecten in aanmerking komen en wat de criteria zijn om voorstellen te beoordelen?

Bekijk hier alle voorwaarden (toepassingsgebied, mogelijke samenwerkingen, eindproducten …), dien je aanvraag in (voor 13 maart 2022)  en krijg 2.000 tot 20.000 euro. OPGELET: de indiendata voor dossiers is verstreken.

Check de beeld-en databank van de Collectie van de Gentenaar om inspiratie op te doen en op basis daarvan je project vorm te geven.

Nog vragen? Contacteer dan collectie@gent.be.

Bekijk ook zeker het videoverslag van de online informatiesessie over het Cocreatiefonds, het videoverslag van de webinar over de online beeld- en databank en lees verder op deze pagina de veelgestelde vragen.

Veelgestelde vragen

1. Moet mijn project echt een link hebben met het erfgoed uit de Collectie van de Gentenaar?

Ja. Met deze subsidie willen we het (her)gebruik van de collectie stimuleren. Je moet dus een relevante link maken met de Collectie van de Gentenaar, of een specifiek object of deeltje ervan.

2. Wat zit er precies in de collectie?

Begin 2022 lanceren we het digitaal platform data.collectie.gent. Daar kan je in alle details checken wat er in de gedigitaliseerde collecties zit.

3. Kan ik in de database op zoekterm 'locatie' zoeken?

Bij bepaalde objecten zal dat kunnen, als die metadata gelinkt zijn, maar het zal niet bij alle objecten het geval zijn.

4. Kan ik in de database op zoekterm 'thema' zoeken?

Ja, dat kan.

5. Wat is het verschil tussen creatief hergebruik en technologisch hergebruik?

Dit gaat niet alleen over de hoeveelheid technologie je gebruikt binnen je project, maar vooral over de manier waarop je de erfgoedcollectie gebruikt of bevraagt. Technologische projecten bevragen API's (api.collectie.gent) of repliceren de LDES-client om nieuwe applicaties te bouwen. Creatief hergebruik doe je via het webplatform data.collectie.gent, waar je beelden individueel kunt downloaden.

6. Kan ik mijn project opsplitsen in 2 aanvragen? Eén voor het technologisch gedeelte en een ander luik voor het creatieve reglement?

Neen, dat kan niet. Je moet kiezen voor een van de twee. Voor multimediale installaties gelden dezelfde regels. Als je je beelden of informatie via data.collectie.gent haalt, valt je project automatisch onder creatief hergebruik. Gebruik je rechtstreeks de APIs en Linked Data Stromen, dan rekenen we dit onder technologisch hergebruik.

7. Mag mijn project in het Engels (of in andere talen) worden uitgewerkt?

Er zijn geen beperkingen op vlak van taalgebruik in het subsidiereglement, maar besef dat de metadata die gekoppeld zijn aan het gedigitaliseerd erfgoed altijd in het Nederlands zijn.

8. Kan ik zelf erfgoed aanbieden dat nog niet in de collecties zit?

Ja, je kan de collecties verrijken door zelf nieuwe objecten toe te voegen, op voorwaarde dat je een link maakt met wat er vandaag al in de collectie zit. Maar het is niet de bedoeling dat je volledige erfgoedcollecties oplaadt. Daarom kun je maar 1 object per keer opladen.

9. Mag ik ook projecten indienen waarvan het basismateriaal/link uit de 6de collectie (de collectie die de burger zal toevoegen) komt?

Neen, helaas is dat technisch niet mogelijk. Het platform zal nog geen toevoegfunctie hebben als de subsidies worden toegekend.

10. Wat gebeurt er met de eigendomsrechten van het resultaat?

Het werk/resultaat blijft jouw eigendom. Bij het technologische hergebruik is de vereiste wel dat de broncode onder een open licentie (als open source) gepubliceerd wordt.

11. Hoe ga ik om met btw in de bijhorende begroting?

Indien je btw kan recupereren mag je enkel excl. btw aangeven bij je aanvraag. Als je niet btw-plichtig bent, mag je wel incl. btw indienen, maar dan moet je ook een btw-attest aanleveren dat dit bewijst.

12. Kun je als natuurlijke persoon een project indienen?

Dat kan, maar vaak is het interessanter om een feitelijke vereniging op te richten. Op die manier heb je meer mogelijkheden om kosten in te dienen i.f.v. het project, bijvoorbeeld een vrijwilligersvergoeding uitbetalen, materiaal aankopen, etc. Meer info over werken met een feitelijke verening.

13. Hoe kan een kunstenaar vergoed worden voor een prestatie?

Dan kan via de KVR. De KVR kan uitbetaald worden door alle Belgische personen en organisaties. Niet enkel vzw's of feitelijke verenigingen, maar ook individuen, zelfstandigen of bedrijven mogen een artiest uitbetalen via KVR. Een SBK kan optreden als een tussenpersoon tussen artiest en opdrachtgever. Meer over werken met SBK.

14. Kun je een vrijwilligersvergoeding uitkeren met middelen uit het subsidiefonds?

Verenigingen kunnen aan hun vrijwilligers een onkostenvergoeding uitbetalen. De vrijwilligersvergoeding kan niet gebruikt worden door organisaties die gericht zijn op het maken van winst (vb. door bedrijven of zelfstandigen), maar enkel door vzw's, feitelijke verenigingen...

15. Kan ik als particulier of een feitelijke vereniging ICT materiaal aankopen?

Aankopen van roerende goederen worden toegestaan indien ze nodig zijn voor het initiatief en mits het toewijzen van een bestemming na het initiatief in functie van de buurt of gelijkaardige initiatieven.

16. Wat zijn richtlijnen voor rechtspersonen inzake afschrijving bij aankoop van nieuw materiaal?

Materiaal dat specifiek voor een project wordt aangekocht, kan enkel op het project worden aangerekend worden aan afschrijvingswaarde. Als je dus vanuit een rechtspersoon het project indient dan dien je de afschrijvingsregels te volgen bij aankoop van ICT materiaal, meubels of andere investeringsgoederen. Je kan dus niet het hele factuurbedrag indienen, maar enkel het afgeschreven deel ten belope van de projectperiode.

17. Is het toegestaan om lopende afschrijvingen van duurzaam materiaal, aangekocht vóór de start van het project maar wel specifiek in gebruik voor de realisatie van het ingediende project, mee in te calculeren in de projectbegroting?

Ja, als dat voldoende verantwoord kan worden. Je moet deze aankoop ook kunnen bewijzen met de originele aankoopfactuur op naam van de indiener.

18. Op welke manier kan ik loonkosten inbrengen en bewijzen?

Om loonkosten in te brengen voor het project hebben we de volgende bewijsstukken nodig: arbeidscontract, loonbrieven voor de af te rekenen periode, betaalbewijzen van de lonen en een staff assignment form (template wordt ter beschikking gesteld).

19. Hoe moet ik mijn aankopen bewijzen?

Een geldig betaalbewijs bevat de datum van aankoop, gegevens van de handelaar (naam, adres en ondernemingsnummer), stempel of handtekening van de handelaar, een omschrijving van de aangekochte goederen/diensten en het totaal betaald bedrag. Van elke uitgave moet je dus minstens 2 bijlagen voorzien: een scan van de factuur/het bonnetje én een betaalbewijs.

20. Vanaf wanneer en tot wanneer mag je kosten maken?

Vanaf de startdatum van het project tot en met de einddatum. De enige uitzondering zijn hostingkosten. Die mogen tot en met 30 juni 2023 worden ingebracht, mits de factuur en de betaling hiervan binnen de projectperiode vallen.

21. Mag ik inkomsten genereren met mijn project?

Ja, maar die worden afgetrokken van de gemaakte kosten. Het uiteindelijk te ontvangen subsidiebedrag bedraagt het verschil tussen de aanvaarde uitgaven en de gegenereerde ontvangsten.

22. Kunnen we cateringkosten inbrengen?

Ja, maar kosten voor catering bij publieke momenten kunnen maximaal voor 20% van het toegekende subsidiebedrag worden toegestaan, tenzij uitdrukkelijk anders gemotiveerd.

23. Kun je samenwerken met het Design Museum Gent, het Industriemuseum, Huis van Alijn, Archief Gent of STAM?

Zij kunnen geen deel uitmaken van het samenwerkingsverband waarmee je het project indient. Ze kunnen je echter wel ondersteunen als klankbord om je projectaanvraag sterker te maken of door aan te geven dat ze je project ondersteunen. Dan volstaat dat er naar hen wordt verwezen in het projectdossier. Een formele intentieverklaring mag, maar hoeft niet.

Het is echter niet de bedoeling dat deze instellingen mee de pen vasthouden bij het schrijven van het dossier. Ook als er middelen worden voorzien in de projectbegroting die rechtstreeks naar één van de partners van de Collectie van de Gentenaar zou gaan, zal het project worden afgekeurd.

Als je wil werken rond een deel van de collectie van één van de instellingen dat nog niet ontsloten is in de online Collectie van de Gentenaar, dan kan je met je vraag terecht bij collectie@gent.be.

24. Kan ik voor verschillende subsidies indienen?

Dat hangt er vanaf welke je wil combineren.

De technische en creatieve subsidie van het Cocreatiefonds zijn niet cumuleerbaar. Ze zijn ook niet cumuleerbaar met culturele projectsubsidies van Stad Gent. Dat wil zeggen dat je voor eenzelfde project maar op één van deze drie subsidiemogelijkheden kan indienen. Je kiest dus tussen het creatief reglement of het technologisch reglement van het Cocreatiefonds of de culturele projectsubsidies.

Er kan wel aanvullende financiering gezocht worden bij andere subsidieprogramma’s. Deze zijn vaak wel cumuleerbaar met het Cocreatiefonds. Het belangrijkste is dat er maar één keer een subsidie wordt gegeven om een (deel van een) project uit te werken. Zodat er geen sprake is van dubbele financiering.

Je kan ook meerdere projectaanvragen doen bij verschillende subsidiemogelijkheden, zolang deze projecten duidelijk een andere finaliteit of insteek hebben.

25. Hoe zal ik moeten verantwoorden wat ik met de subsidie heb gedaan?

Binnen de twee maand na uitvoering van het project dien je ons een inhoudelijk en een financieel verslag te bezorgen. Bij het financieel verslag horen ook de genummerde bewijsstukken. Dit is het sjabloon van het financieel verslag. In het eerste tabblad vind je uitleg rond hoe je het project financieel zal moeten verantwoorden. Het sjabloon van het inhoudelijk verslag zetten we binnenkort online.